Archivos de intercambio para el recaudo de facturas

Introducción

PlacetoPay es una plataforma que se comunica directamente con las redes financieras permitiéndole un recaudo expedito de sus facturas. Al usar PlacetoPay usted puede habilitar el recaudo con todos los medios de pago disponibles en Colombia así mismo obvia los procesos de integración o desarrollo con las diferentes redes.

Definición de los archivos de intercambio

Estos archivos contienen la relación de las facturas o los cobros autorizados para que sean recaudados a través de PlacetoPay.

Estos formatos permiten que la información sea consultada cuando se realice el recaudo independientemente del medio (Internet, sistema de audiorespuesta o punto de atención).

Archivo de facturación [ Formato Asobancaria 2001 ]

A continuación se describe el formato de cargue de la información para recaudo, este formato está basado en la especificación de Asobancaria del 2001 con unas modificaciones usando el campo de llenado.

Como regla general los archivos son de longitud fija, por lo cual para los valores numéricos el valor debe tener un relleno de ceros a la izquierda para completar la longitud. En tanto que para valores alfanuméricos el relleno debe ser con blancos a la derecha.

El formato posee la siguiente estructura:

Registro de encabezado de archivo
    Registro de encabezado de lote No. 1
    Registro de detalle 1
    ....
    Registro de detalle n
    Registro de control de lote No. 1
    Registro de encabezado de lote No. n
    Registro de detalle 1
    ....
    Registro de detalle n
    Registro de control de lote No. n
Registro de control de archivo

La longitud de cada registro es 220 caracteres y su contenido se precisa a continuación:

Registro de encabezado de archivo

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	01 [constante]	Indica el tipo de registro
2	NIT empresa recaudadora	10	NUM	SI		NIT de la empresa que presenta la facturación
3	NIT recaudador adicional	10	NUM	NO		NIT de la empresa adicional que factura conjuntamente con la principal. No usado por PlacetoPay
4	Código de la entidad originadora	3	NUM	NO		Código de la entidad financiera donde la Empresa tiene cuenta y desea que se le abone el recaudo por domiciliación. Este campo corresponde al código de tránsito de la entidad financiera. No usado por PlacetoPay
5	Fecha del archivo	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de creación del archivo
6	Hora de grabación del archivo	4	NUM	SI	HHMM	Hora de grabación del archivo en formato de hora militar, es decir de 0001 hasta las 2400 horas.
7	Modificador de archivo	1	ALF	SI	A-Z,0-9	Caracter que refleja el orden cronológico de grabación de los archivos y permite diferenciar varios archivos generados en un mismo día. Se debe emplear primero las letras mayúsculas (AZ) y posteriormente los números.
8	Reservado	182	ALF

Registro de encabezado de lote

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	05 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Código del servicio facturado	13	NUM	SI	Código EAN o NIT	El código EAN 13 es asignado por el IAC y se usa cuando la empresa factura dos o más servicios que deban ser diferenciados o discriminados ante el cliente receptor. El código EAN 13 identifica el país (3 posiciones), la empresa principal que factura (6), el tipo de servicio facturado (3) y características propias de cada convenio (1). El NIT solo puede ser empleado por aquellas Empresas que facturan un único servicio o que no manejen código EAN-13.
3	Número de lote	4	NUM	SI		Consecutivo del lote dentro del archivo. Cada archivo tiene su propia secuencia de numeración de lotes.
4	Descripción del servicio Facturado	15	ALF	SI		Nombre del servicio facturado que se le muestra al cliente receptor.
5	Reservado	186	ALF

Registro de detalle

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	06 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Referencia principal del usuario	48	NUM	SI		Es el código principal con el cual el documento a pagar es identificado en cada Empresa. Puede referirse al número de factura o al que designe la Empresa Originadora.
3	Referencia secundaria del usuario	30	ALF	NO		Es el código con el cual el cliente es identificado en la Empresa.
4	Períodos facturados	2	NUM	NO		Indica el período facturado
5	Ciclo	3	ALF	NO		Indica el ciclo / zona
6	Valor principal del servicio	14	NUM	SI		Valor de la factura del servicio de la Empresa principal. 12 enteros, 2 decimales.
7	Código del servicio facturado por Empresa adicional	13	NUM	NO	Código EAN13	En los casos de empresas con facturación conjunta, se identifica la empresa adicional y su servicio. No usado por PlacetoPay.
8	Valor de servicio Adicional	14	NUM	NO		Valor de la factura del servicio de la Empresa adicional. 12 enteros, 2 decimales. No usado por PlacetoPay.
9	Fecha de Vencimiento	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de vencimiento de la factura sin recargo
10	Identificación de la EFR (banco del cliente)	8	NUM	NO		Código que identifica la entidad financiera donde el cliente domiciliado tiene su cuenta. No usado por PlacetoPay.
11	No. cuenta del cliente pagador	17	ALF	NO		Número de cuenta o de tarjeta de crédito del cliente que paga el servicio. No usado por PlacetoPay
12	Tipo de cuenta del cliente pagador	2	NUM	NO		Indica si el número de cuenta corresponde a ahorros, corriente o tarjeta de crédito. No usado por PlacetoPay.
13	No. Identificación del cliente pagador	10	ALF	NO		No. Identificación del cliente.
14	Nombre del cliente pagador	22	ALF	NO
15	Código de Entidad Financiera Originadora	3	NUM	NO		Código de la entidad financiera donde la Empresa tiene cuenta y desea que se le abone el recaudo por domiciliación. Este campo corresponde al código de tránsito de la entidad financiera. Para recaudos por otros canales, este campo debe ir con espacios. No usado por PlacetoPay.
16	Incremento al vencimiento	10	NUM	SI		Valor del incremento diario a la factura, cuando es pagada después del vencimiento y hasta el corte. 6 enteros, 4 decimales. Si el valor es inferior a uno se supone porcentual, en caso contrario un valor fijo aplicado diariamente. Ej: 0000000150, representa el 1,5%.
17	Fecha de corte	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Corresponde a la fecha hasta la cual se recibe el pago de la factura. Esta fecha debe ser superior o igual a la fecha de vencimiento.
18	Tipo de incremento al vencimiento	1	NUM	SI	0 / 1	Indica si el incremento al vencimiento es un valor fijo [1] o si es un valor diario [0].
19	Reservado	5	ALF	NO

Registro de control de lote

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	08 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Total registros del lote	9	NUM	SI		Número total de registros grabados en el lote
3	Valor de servicio Principal	18	NUM	SI		Valor de la facturación de la empresa principal para el lote. 16 enteros, 2 decimales.
4	Valor de servicio Adicional	18	NUM	NO		Valor de la facturación de la empresa adicional para el lote. 16 enteros, 2 decimales. No usado por PlacetoPay
5	Número de lote	4	NUM	SI		Consecutivo del lote dentro del archivo. Cada archivo tiene su propia secuencia de numeración de lotes. Debe ser igual al campo 3, del registro de encabezado de lote.
6	Reservado	169	ALF

Registro de control de archivo

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	09 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Total registros de detalle	9	NUM	SI		Número total de registros tipo "6" grabados en el archivo
3	Valor de servicio Principal	18	NUM	SI		Valor de la facturación de la empresa principal para el lote. 16 enteros, 2 decimales.
4	Valor de servicio Adicional	18	NUM	NO		Valor de la facturación de la empresa adicional para el lote. 16 enteros, 2 decimales. No usado por PlacetoPay
5	Reservado	173	ALF

Archivo de recaudo [ Formato Asobancaria 2001 ]

A continuación se describe el formato correspondiente a la información generada como resultado del proceso de recaudo, cuyo destinatario es la empresa facturadora.

El formato posee la siguiente estructura:

Registro de encabezado de archivo
    Registro de encabezado de lote No. 1
        Registro de detalle 1
        Registro de detalle n
        ….
    Registro de control de lote No. 1
    Registro de encabezado de lote No. n
        Registro de detalle 1
        ….
        Registro de detalle n
        Registro de control de lote No. n
    Registro de control de archivo

La longitud de cada registro es de 162 caracteres y su contenido se detalla a continuación:

Registro de encabezado de archivo

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	05 [constante]	Indica el tipo de registro
2	NIT empresa facturadora	10	NUM	SI		NIT de la empresa a la cual se le realiza el recaudo
3	Fecha del recaudo	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de la operación de recaudo.
4	Código entidad financiera recaudadora	3	NUM	SI	TTT	Código de compensación (tránsito) de la entidad financiera recaudadora.
5	Número de cuenta	17	ALF	SI		Cuenta en la cual la entidad recaudadora le abona los dineros recaudados a la Empresa
6	Fecha del archivo	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de creación del archivo
7	Hora de grabación del archivo	4	NUM	SI	HHMM	Hora de grabación del archivo en formato de hora militar, es decir de 0001 hasta las 2400 horas.
8	Modificador de archivo	1	ALF	SI	A-Z,0-9	Caracter que refleja el orden cronológico de grabación de los archivos y permite diferenciar varios archivos generados en un mismo día. Se emplean primero las letras mayúsculas (A-Z) y posteriormente los números.
9	Tipo de cuenta	2	NUM			Indica si el número de cuenta corresponde a ahorros o corriente. 01 AHORROS 02 CORRIENTE 03 TARJETA DE CRÉDITO
10	Reservado	107	ALF

Registro de encabezado de lote

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	05 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Código del servicio recaudado	13	NUM	SI	Código EAN o NIT	El código EAN 13 es asignado por el IAC y se usa cuando la empresa factura dos o más servicios que deban ser diferenciados o discriminados ante el cliente receptor. El código EAN 13 identifica el país (3 posiciones), la empresa principal que factura (6), el tipo de servicio facturado (3) y características propias de cada convenio (1). El NIT solo puede ser empleado por aquellas Empresas que facturan un único servicio o que no manejen código EAN-13.
3	Número de lote	4	NUM	SI		Consecutivo del lote dentro del archivo. Cada archivo tiene su propia secuencia de numeración de lotes.
4	Reservado	143	ALF

Registro de detalle

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	06 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Referencia principal del usuario	48	NUM	SI		Es el código principal con el cual el documento a pagar es identificado en cada Empresa. Puede referirse al número de factura o al que designe la Empresa Originadora.
3	Valor recaudado	14	NUM	SI		Valor recaudo. 12 enteros, 2 decimales.
4	Procedencia del pago	2	NUM	SI		Indica el tipo de institución que recibió el pago del cliente. 01 PAGO A TRAVÉS DE BANCOS 02 PAGO A TRAVÉS DE CORPORACIÓN DE AHORRO Y VIVIENDA 03 PAGO A TRAVÉS DE ACH COLOMBIA 04 PAGO A TRAVÉS DE ASCREDIBANCO 05 PAGO A TRAVÉS DE ATH 06 PAGO A TRAVES DE CENIT 07 PAGO A TRAVÉS DE RED MULTICOLOR 08 PAGO A TRAVÉS DE SERVIBANCA
5	Medios de pago	2	NUM	SI		Indica el medio por el cual se recibió el pago. 11 DÉBITO EN CUENTA POR SISTEMA DE AUDIORESPUESTA 15 DÉBITO EN CUENTA POR INTERNET 21 TARJETA CRÉDITO POR SISTEMA DE AUDIORESPUESTA 25 TARJETA CRÉDITO POR INTERNET
6	No de operación	6	NUM	NO		Número de cheque o número que identifica la transacción en los dispositivos electrónicos. Corresponde al número o consecutivo asignado por los dispositivos electrónicos
7	No de autorización	6	NUM	NO		Número de autorización dada por la entidad del cliente (emisora o autorizadora), cuando el pago se efectúa por canales electrónicos (ATM, POS, audioservicio).
8	Código de la entidad financiera debitada	3	NUM	NO	000	Código de compensación de la entidad financiera del cliente donde se efectuó el débito. No usado por PlacetoPay.
9	Código de sucursal	4	NUM	SI	0000	Código que identifica la sucursal, ciudad o terminal (ATM, POS) donde se efectuó el pago. PlacetoPay siempre reportará 000.
10	Secuencia	7	NUM	SI		Secuencia de grabación de registro; inicia en 2
11	Causal de devolución	3	ALF	NO		No usado por PlacetoPay.
12	Reservado	65	ALF	NO

Registro de control de lote

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	08 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Total registros del lote	9	NUM	SI		Número total de registros grabados en el lote
3	Valor total recaudado en lote	18	NUM	SI		Suma total de los valores de pago de los registros de detalle en el lote. 16 enteros, 2 decimales.
4	Número de lote	4	NUM	SI		Consecutivo del lote dentro del archivo. Cada archivo tiene su propia secuencia de numeración de lotes.
5	Reservado	129	ALF

Registro de control de archivo

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Tipo de registro	2	NUM	SI	09 [constante]	Indica el tipo de registro
2	Total registros recaudados en archivo	9	NUM	SI		Número total de registros tipo "6" grabados en el archivo
3	Valor total recaudado en lote	18	NUM	SI		Suma total de los valores de pago de los registros de detalle. 16 enteros, 2 decimales.
4	Reservado	133	ALF

Archivo de facturación [ Formato CSV-propietario ]

Este formato nace del requerimiento de nuestros clientes por facilitar el cargue de facturas, en un mecanismo más intuitivo y que pueda ser fácilmente ajustado al tamaño de la compañía que lo desea cargar, sin implicar mayores esfuerzos y con la posibilidad de usar una hoja de cálculo como motor de generación.

En sí mismo el archivo contiene los campos básicos usados por la plataforma para el proceso del pago de una factura.

Como regla general el archivo es de longitud variable, usando la coma (,) como separador de campo y la comilla doble como delimitador de campo para las cadenas de caracteres. En los casos en que un campo no posea valor este deberá dejarse en blanco (,,). Cuando requiera para un valor númerico establecer una cifra decimal, debe usar el punto. Una posible variación a este formato es usar el punto y coma (;) para separar los campos y la coma (,) para las cifras decimales. Tenga en cuenta que el orden de los campos es estricto.

El formato posee la siguiente estructura:

Registro de control de archivo
    Registro de detalle 1
    ….
    Registro de detalle n

Registro de control de archivo

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Fecha del archivo	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de creación del archivo
2	Hora de grabación del archivo	4	NUM	SI	HHMM	Hora de grabación del archivo en formato de hora militar, es decir de 0001 hasta las 2400 horas
3	Modificador de archivo	1	ALF	SI	A-Z,0-9	Caracter que refleja el orden cronológico de grabación de los archivos y permite diferenciar varios archivos generados en un mismo día. Se debe emplear primero las letras mayúsculas (AZ) y posteriormente los números.
4	NIT empresa recaudadora	10	NUM	SI		NIT de la empresa que presenta la facturación
5	Total de registros en archivo	9	NUM	SI		Número total de registros de detalle grabados en el archivo.
6	Código del servicio facturado	13	NUM	SI	Código EAN o NIT	El código EAN 13 es asignado por el IAC y se usa cuando la empresa factura dos o más servicios que deban ser diferenciados o discriminados ante el cliente receptor. El código EAN 13 identifica el país (3 posiciones), la empresa principal que factura (6), el tipo de servicio facturado (3) y características propias de cada convenio (1). El NIT solo puede ser empleado por aquellas Empresas que facturan un único servicio o que no manejen código EAN-13.
7	Descripción del servicio Facturado	15	ALF	SI		Nombre del servicio facturado que se le muestra al cliente receptor.
8	Valor total facturado en el archivo	18	NUM	SI		Suma total de los valores de pago de los registros de detalle. 16 enteros, 2 decimales.

Registro de detalle

Campo	Nombre	Long	Tipo	Req	Valor	Descripción
1	Referencia principal del usuario	48	NUM	SI		Es el código principal con el cual el documento a pagar es identificado en cada Empresa. Puede referirse al número de factura o al que designe la Empresa Originadora.
2	Referencia secundaria del usuario	30	ALF	NO		Es el código con el cual el cliente es identificado en la Empresa.
3	No. Identificación del cliente pagador	10	ALF	NO		No. Identificación del cliente.
4	Nombre del cliente pagador	22	ALF	NO
5	Valor principal del servicio	14	NUM	SI		Valor de la factura del servicio de la Empresa principal. 12 enteros, 2 decimales
6	Fecha de vencimiento	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Fecha de vencimiento de la factura sin recargo
7	Incremento al vencimiento	10	NUM	SI		Valor del incremento diario a la factura, cuando es pagada después del vencimiento y hasta el corte. 6 enteros, 4 decimales. Si el valor es inferior a uno se supone porcentual, en caso contrario un valor fijo aplicado diariamente. Ej: 0000000150, representa el 1,5%.
8	Fecha de corte	8	NUM	SI	AAAAMMDD	Corresponde a la fecha hasta la cual se recibe el pago de la factura. Esta fecha debe ser superior o igual a la fecha de vencimiento.
9	Tipo de incremento al vencimiento	1	NUM	SI	0 / 1	Indica si el incremento al vencimiento es un valor fijo [1] o si es un valor diario [0].
10	Base devolución	14	NUM	NO		Valor sobre el cual se calcula el IVA. 12 enteros, 2 decimales.
11	IVA	14	NUM	NO		Valor de IVA aplicado a el valor de la base devolución. 12 enteros, 2 decimales.
12	Hora de vencimiento	14	ALF	NO	H:i:s	Hora de vencimiento de la factura.

Archivo de facturación [ Formato UBL-Invoice 1.0 ]

Desde su aprobación como una recomendación de la W3C en 1998, XML ha sido adoptado en una serie de industrias como marco para la definición de los mensajes de intercambio en el comercio electrónico. El uso generalizado de XML ha conducido al desarrollo de múltiples versiones en XML de documentos básicos, tales como órdenes de compra, notas de envío y facturas.

Si bien el uso de formatos específicos para cada industria o necesidad tiene la ventaja de la máxima optimización para el contexto del negocio, la existencia de diferentes formatos para lograr el mismo fin en diferentes ámbitos de negocio genera una serie de desventajas.

El OASIS Universal Business Language (UBL) se destina a ayudar a resolver estos problemas mediante la definición de un formato genérico de intercambio XML para documentos de negocio que puede ampliarse para satisfacer las necesidades de determinadas industrias.

PlacetoPay usa el modelo propuesto OASIS en su implementación de UBL-Invoice en la versión 1.0.